บทที่ 2 ข้อมูลและสารสนเทศ

จุดประสงค์การเรียนรู้
1. บอกความหมายของข้อมูลและสารสนเทศได้
2. อธิบายคุณสมบัติของข้อมูลที่ได้
3. อธิบายขั้นตอนการประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศได้
4. แปลงเลขฐานต่าง ๆ ได้

2.1 ความหมายของข้อมูลและสารสนเทศ
ข้อมูล (Data) หมายถึง ข้อเท็จจริงหรือเรื่องราวที่เกี่ยวข้องกับบุคคล วัตถุหรือสถานที่ ซึ่งข้อมูลอาจจะได้มาจากการสังเกต การเก็บรวบรวม การวัด ข้อมูลเป็นได้ทั้งข้อความ ตัวเลข ที่สำคัญจะต้องมีความเป็นจริงและต่อเนื่อง ตัวอย่างของข้อมูล เช่น คะแนนสอบ ชื่อนักเรียน เพศ เป็นต้น
สารสนเทศ (Information) หมายถึง ผลลัพธ์ของข้อมูลที่ผ่านการประมวลผลซึ่งสามารถนำไปใช้ประโยชน์ต่อไปได้ ตัวอย่างของสารสนเทศ เช่นการนำคะแนนสอบมาตัดเกรด เกรดที่ได้คือสารสนเทศ ซึ่งสามารถนำไปช่วยในการตัดสินบางสิ่งบางอย่างได้ เป็นต้น สารสนเทศที่ดีจะต้องเกิดจากข้อมูลที่ดีเช่นกัน
ข้อมูล ประมวลผล สารสนเทศ
(Data) (Process) (Information)

2.2 คุณสมบัติของข้อมูลที่ดี
· - มีความถูกต้อง เพราะข้อมูลที่ได้ต้องนำไปใช้ในการตัดสินใจ หากข้อมูลไม่มีความถูกต้องแล้วจะก่อให้เกิดผลเสียหายตามมา
· - มีความเที่ยงตรงสามารถเชื่อถือได้ กรรมวิธีในการได้มาซึ่งข้อมูลจะต้องคำนึกถึงความแม่นยำเป็นหลักเพื่อข้อมูลจะได้มีความเที่ยงตรงมากที่สุดเท่าที่จะเป็นได้
· - มีความเป็นปัจจุบัน เพื่อตรงกับความต้องการของผู้ใช้และสามารถที่จะตอบสนองต่อผู้ใช้ได้รวดเร็วที่สุด
· - สามารถตรวจสอบได้ ข้อมูลจะต้องมีแหล่งที่มาที่ไป มีหลักฐานอ้างอิงได้
· - มีความสมบูรณ์ชัดเจน ในบางครั้งก็จะต้องมีการเก็บรวบรวมข้อมูลมากกว่าหนึ่งครั้ง เพื่อให้ได้ข้อมูลที่สมบูรณ์จริง ๆ และเพื่อการสำรวจอย่างทั่วถึงนั่นเอง

2.3 การประมวลผลข้อมูลไปสู่สารสนเทศ
จะต้องดำเนินการกับข้อมูลเสียก่อนจากนั้นจึงเข้าสู่ขั้นตอนการประมวลผลและขั้นตอนสุดท้ายจึงเป็นการดูแลรักษาสารสนเทศที่ได้
1. การรวบรวมข้อมูล
ในขั้นตอนนี้หมายถึงการรวบรวมข้อมูลตั้งแต่เบื้องต้น แล้วนำข้อมูลที่ได้มาจัดเก็บอย่างมีระบบ ซึ่งในขั้นตอนนี้จะต้องมีความระมัดระวังเป็นอย่างมากเพื่อให้ได้ข้อมูลตรงกับคุณสมบัติของข้อมูลที่ดีนั่นเอง แต่ในปัจจุบันเทคโนโลยีมีความเจริญก้าวหน้ามากทำให้การเก็บรวบรวมข้อมูลของพนักงานในบริษัท ในปัจจุบันก็จะมีเทคโนโลยีในการสแกนลายนิ้วมือ รูปร่างหน้าตา เข้าเก็บยังฐานข้อมูล ทำให้การเก็บข้อมูลของพนักงานสะดวกขึ้นมาก เพราะหากจะใช้พนักงานป้อนลงเครื่องคอมพิวเตอร์เหมือนแต่ก่อนซึ่งในบางบริษัทนั้นเป็นองค์กรขนาดใหญ่ก็อาจจะเกิดข้อผิดพลาดขึ้นได้ง่าย อย่างเช่น พนักงานอาจจะมีชื่อซ้ำกันหรือป้อนข้อมูลซ้ำกันทำให้ข้อมูลซ้ำซ้อน เป็นต้น ในขั้นตอนนี้การเก็บรวบรวมข้อมูลจะต้องจัดเก็บอย่างมีระบบโดยที่อาจจะแบ่งกลุ่มหรือจัดเรียงตามวิธีที่เหมาะสมและสะดวกในการเรียกใช้

2. การประมวลผล แบ่งได้ 3 ประเภทได้แก่
2.1 การประมวลผลด้วยมือ
วิธีที่เหมาะกับข้อมูลจำนวนไม่มากและไม่ซับซ้อน และเป็นวิธีที่ใช้มาแต่อดีต อุปกรณ์ในการคำนวณก็เช่น เครื่องคิดเลข ลูกคิด กระดาษ เมื่อคำนวณเรียบร้อยแล้วก็อาจจะมีการจัดเก็บโดยเรียงเข้าแฟ้ม
2.2 การประมวลผลด้วยเครื่องจักร
วิธีนี้เหมาะกับข้อมูลจำนวนปานกลาง และไม่จำเป็นต้องใช้ผลจากการคำนวณในทันทีทันใด เพราะต้องใช้เครื่องจักรและแรงงานคน
2.3 การประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์
วิธีนี้เหมาะกับงานที่มีจำนวนมาก ไม่สามารถใช้แรงงานคนได้และงานมีการคำนวณที่ยุ่งยากซับซ้อน เพราะการคำนวณด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์จะให้ผลลัพธ์ที่ถูกต้อง แม่นยำ และรวดเร็ว ที่สำคัญการใช้คอมพิวเตอร์ในการคำนวณจะเหมาะสำหรับงานที่มีขั้นตอนซ้ำ ๆ หรือเหมือนเดิม

3. การดูแลรักษา
ในขั้นตอนนี้จะต้องมีการสำเนาข้อมูล แม้ว่าจะใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ในการเก็บรักษาข้อมูลแต่การทำสำเนาข้อมูลก็ถือว่าเป็นสิ่งจำเป็น เพราะข้อมูลจัดเก็บไว้อาจเสียหายโดยที่เราไม่คาดคิด การเก็บรักษาข้อมูลควรเก็บรักษาไว้ในสถานที่ปลอดภัยหรือเลือกใช้สื่อบันทึกที่มีคุณภาพไม่เสื่อมอายุง่าย ๆ
2.4 ชนิดของข้อมูล
1. ข้อมูลตัวเลข (Numeric)
ได้แก่ตัวเลขต่าง ๆ และสามารถนำไปคำนวณได้ ข้อมูลชนิดนี้อาจเขียนได้หลายรูปแบบ ซึ่งอาจเป็น
จำนวนเต็ม เช่น 9,17,12,25 เป็นต้น
ทศนิยม เช่น 2.94,3.14,0.26,-1.98x103 เป็นต้น
2. ข้อมูลตัวอักษร (Character)
ได้แก่ ตัวอักขระและตัวอักษรต่าง ๆ ซึ่งไม่สามารถนำไปคำนวณได้ แต่อาจจะนำไปจัดเรียงได้ เช่นTECHNOLOGY,183/2(เลขที่บ้าน),51120 (รหัสไปรษณีย์) เป็นต้น
2.5 รหัสแทนข้อมูล
1. รหัสแอสกี (ASCII)
เป็นรหัสที่ใช้กันอย่างแพร่หลาย รหัสแอสกีเป็นรหัสมาตรฐานที่ได้จากหน่วยงานกำนดมาตรฐานของสหรัฐอเมริกา (ASCII ย่อมากจาก American Standard Code for Information Interchange) เป็นรหัส 8 บิต หรือ 1 ไบต์ต่อหนึ่งอักขระและแทนสัญลักษณ์ต่าง ๆ ได้ 256 ตัว
รหัสแอสกี้จะกำหนดไว้เป็นเลขฐานสิบเมื่อจะนำไปสู่หน่วยความจำคอมพิวเตอร์จึงจะแปลงเป็นเลขฐานสอง สำหรับผู้ใช้สามารถที่จะเขียนในรูปของเลขฐานสิบหกได้ด้วย
ตารางแสดงรหัสแอสกีที่ใช้แทนอักขระต่าง ๆ



2. รหัสเอบซีดิก
มีการกำหนดรหัสเป็น 8 บิต เหมือกับรหัสแอสกี แต่แบบของรหัสจะมีความแตกต่างกัน รหัสเอบซีดิกพัฒนาโดยบริษัทไอบีเอ็ม (EBCDIC ย่อมาจาก Extemded Bimary Coded Decimal Interchang Code)
ตารางแสดงรหัสเอบซีดิกที่ใช้แทนอักขระต่าง ๆ





2.6 การแปลงฐานเลข
1. การแปลงเลขฐานสิบเป็นเลขฐาน 2 และฐาน 8